El evento corporativo se ha convertido ya en todo un acontecimiento que combina una vertiente profesional con otra más social. Si queremos que el resultado sea un éxito, necesitamos tener en mente qué tipo de evento queremos organizar y qué es lo que necesitamos concretamente para ello.
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Qué es un evento corporativo
Es un acontecimiento social que se desarrolla dentro del ámbito empresarial. Una actividad organizada por una empresa y que congrega a un público muy definido, formado por personas vinculadas profesionalmente con la marca, como sus empleados o sus proveedores, o por clientes o clientes potenciales.
Un acto que congrega a personas afines a la empresa organizadora y en el que se llevan a cabo acciones relacionadas de una forma u otra con su actividad. Por ejemplo, para presentar el nuevo plan estratégico de cara al año siguiente, o para dar a conocer un nuevo producto al mercado.
Tipos de eventos corporativos
La organización de eventos empresariales no siempre es igual, varía en función de los objetivos perseguidos, y esto nos permite hablar de varios tipos de eventos corporativos.
Eventos en grandes ferias y exposiciones
Son aquellos en los que es la propia empresa la que se desplazará para estar en contacto con su público. Por ejemplo, mediante la asistencia a ferias internacionales, aprovechando la presencia con el stand de la empresa para organizar alguna actividad que capte la atención. Por eso, es de vital importancia que el stand transmita una buena imagen de la empresa, con el fin de que todos los clientes potenciales puedan acercarse a preguntar. En Alaves contamos con diferentes tipos de stands para ferias, para que puedas elegir el que mejor se adapte a los fines y objetivos de tu empresa.
Encuentros con la prensa
Es un acto corporativo bastante formal, que suele llevarse a cabo para presentar datos importantes, o cuando llega el momento de celebrar algún hito para la empresa.
Retreat
Es un evento corporativo orientado al personal de la empresa. Su objetivo es romper con la dinámica del día a día y permitir que los empleados se conozcan mejor dentro de un ambiente más informal.
Workshop
Es un evento pequeño en el que el objetivo es que los asistentes aprendan a hacer algo. Por ejemplo, una empresa de cosméticos puede organizar un workshop para enseñar a maquillar a sus comerciales, y que estos puedan trabajar mejor con los clientes que acuden a la tienda.
Congreso
Es el evento corporativo por excelencia. Se caracteriza por tener una duración de uno o dos días y reunir a profesionales de la empresa en torno a actividades y presentaciones vinculadas con la evolución del negocio.
Conferencia
Un formato clásico de evento empresarial en el que esta transmite su conocimiento en una determinada materia a través de uno o varios ponentes. Una evolución de este evento es el foro, en el que los ponentes y los asistentes interactúan entre sí a través de espacios de debate.
Puede desarrollarse en un ambiente más formal, como un auditorio, o en otro escenario más innovador, como un museo. Lo único que hace falta es contar con buenos ponentes y montar un escenario. El público puede estar sentado, o puede permanecer de pie.
Presentación de producto
Las presentaciones son eventos corporativos dirigidos principalmente al consumidor final. En ellas se dan a conocer todas las especificaciones y características de un producto o servicio, siempre con un marcado carácter comercial.
Fiesta
Una fiesta también puede ser un evento corporativo, y puede reunir a profesionales de la misma empresa, a profesionales del mismo sector, e incluso a clientes finales. Permite desarrollar el networking y, a la vez, afianza la imagen de la marca entre el público.
Qué se necesita para organizar un evento de empresa
Definir el objetivo
Lo primero que hay que tener claro es cuál es la finalidad que se persigue, ya que esto nos permitirá elegir la tipología de evento más adecuada y, con base en ella, realizar una buena planificación.
Planificar el evento
Si ya sabemos qué tipo de evento vamos a hacer, podemos empezar a planificarlo, pero antes debemos tener claro cuál es el presupuesto con el que contamos. A partir de ese momento, hay que tomar decisiones importantes como:
- Fecha de celebración.
- Ciudad de celebración.
- Lugar de celebración. Si escogemos un sitio al aire libre, no está de más contar con una carpa por si las condiciones climatológicas no hacen adecuada la realización a la intemperie. En Alaves, también contamos con carpas de gran calidad para todo tipo de eventos.
- Diseño de un plan de marketing.
Difusión del evento
Ningún evento, por muy bien organizado que esté, puede llegar a ser un éxito si no se ha dado a conocer lo suficiente. Hay que elaborar un plan de difusión que permita que la información llegue al público interesado.
Si es un evento privado, habrá que enviar invitaciones. Si es un evento público, se pueden enviar invitaciones a aquellos asistentes que nos interesan especialmente, pero también hay que darlo a conocer a través de notas de prensa, redes sociales, la página web de la empresa, etc.
Cuestiones técnicas
A medida que se acerca la fecha del evento, hay que llevar a cabo tareas técnicas como montar gradas para los asistentes, contar con un servicio de catering, disponer el sistema de iluminación, contar con expertos de sonido…
Elige la mejor carpa para eventos corporativos
En Alaves Innovation disponemos de las mejores carpas para eventos corporativos del mercado. Nuestras estructuras son fáciles de montar y de transportar. Si estás pensando en alquilar o comprar una carpa para un evento corporativo, es interesante que eches un ojo a nuestros tipos de carpas.
Si la planificación ha sido correcta, el evento corporativo debería ser todo un éxito. Algo que podremos comprobar si, después de todos los esfuerzos realizados, llevamos a cabo una evaluación de los resultados obtenidos. Todo lo aprendido, nos ayudará a seguir desarrollando eventos cada vez más exitosos.
