Una gala de entrega de premios es un acto especialmente relevante en el que la organización es muy importante si queremos que el resultado sea un éxito. No todas las ceremonias son iguales, por lo que la organización tampoco será la misma en todos los casos, pero hay un conjunto de cuestiones básicas que debemos tener siempre presentes.
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Por qué debes organizar bien una gala de entrega de premios
La entrega de premios es el broche de oro a un evento deportivo, cultural, lúdico… Es el momento de hacer un reconocimiento público a aquellas personas que han afrontado el reto y han salido victoriosas. Es algo especial para ellas, y así debemos transmitirlo a todos los asistentes.
Cuando una persona gana algo está en su momento de gloria, y es normal que desee ser reconocida por ello. De ahí la necesidad de que la ceremonia de entrega de los premios esté lo mejor organizada posible.
Si el evento ha sido un éxito, pero no hemos gestionado ni organizado bien la entrega del premio, esto afectará negativamente a la imagen que se van a llevar tanto los participantes como el público.
Cómo organizar una ceremonia de entrega de premios
Esta ceremonia pone el punto final al evento, pero no por eso es menos importante. De hecho, como acabamos de señalar, es uno de los instantes más relevantes, así que vamos a ver cómo podemos organizarla adecuadamente.
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Si la entrega de premios se realiza de forma independiente al concurso o la competición, es decir, si se celebra en otro momento, hay que determinar muy bien el número de invitados.
Cada uno de los galardonados, o aspirantes al galardón, debe recibir una invitación en la que, a su vez, se indicará la cantidad de personas que puede llevar como acompañantes. Además, es recomendable enviar la invitación con una antelación mínima de dos semanas para que los asistentes puedan organizarse con tranquilidad.
Elegir el lugar de celebración y el tipo de evento
En un auditorio
Es la opción más formal. Si se prevé que asistan muchas personas, un auditorio es una buena alternativa, ya que suele contar con un buen aforo.
El inconveniente es que la gala queda demasiado formal, puesto que en el auditorio no hay espacio para la interacción entre todos los asistentes. Por suerte, esto lo podemos solucionar si organizamos un pequeño cóctel después.
Bastará con alquilar una carpa que se instalará en un lugar al aire libre y contratar un servicio de catering. Esto permitirá que tanto los galardonados como el resto de invitados puedan relacionarse entre sí.
En un restaurante
Si la ceremonia no es muy grande, podemos celebrarla en un restaurante. Los invitados comen o cenan y después se lleva a cabo la gala de entrega de premios.
A fin de resaltar la importancia de los premiados, dentro del recinto se puede montar un pequeño escenario para que los galardonados suban a recoger el premio y a dar su discurso.
Al aire libre
Suele ser lo más habitual cuando los premios se entregan justo después de la competición, por ejemplo, si estamos ante un evento de carácter deportivo.
En estos casos hay que ser precavidos y protegerse frente a las inclemencias del tiempo. Tanto si llueve como si hace demasiado calor, los premiados y los asistentes agradecerán poder resguardarse bajo una carpa.
Además, previendo que el público pueda desplazarse hasta el lugar de la entrega de premios, hay que garantizar que habrá sitio para sentarse, por lo que no pueden faltar unas gradas de calidad.
Determinar el tipo de premio
Es imprescindible decidir qué tipo de premio se va a entregar. Al margen de posibles premios en metálico, es recomendable que los premiados reciban algún elemento físico. Puede ser un trofeo, una medalla, un certificado, etc.
La elección de un formato u otro depende tanto del presupuesto como del tipo de evento que se trate. Por ejemplo, en una competición deportiva es más habitual la entrega de un trofeo, pero en un concurso de tipo académico suele ser más apropiada la entrega de un diploma.
Difusión del evento
En caso de que la entrega de premios vaya a hacerse en un momento posterior al concurso o competición, hay que darle difusión a través de todos los canales posibles. Si el evento tiene suficiente entidad, habrá que asegurarse de invitar a la prensa.
Cuestiones técnicas
En última instancia, hay que resolver las cuestiones técnicas en cuanto a iluminación, sonido, colocación de los galardonados, elección de los presentadores, etc.
Además, habrá que diseñar un programa de presentación que no será necesario seguir de forma inflexible, pero que nos ayudará a controlar los tiempos.
Con la adecuada planificación, un acto de entrega de premios se convierte en un momento único para los galardonados. Por eso, es importante dedicar tiempo y recursos a su organización.
