Organizar un torneo deportivo es una muy buena opción, tanto si la idea es hacer un evento de carácter corporativo como si se busca una finalidad más social. Por ejemplo, podemos organizar un evento a modo de actividad tipo team building para el personal de una empresa, pero también puede ser una interesante actividad destinada a la recaudación de fondos. Sea cual sea su finalidad, su éxito está vinculado en gran medida con haber llevado a cabo una buena planificación y organización del torneo.
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Pasos para una correcta organización de un torneo deportivo
Elegir la modalidad
Cuando se trata de cómo organizar un torneo de pádel, no debemos tener en cuenta las mismas cosas que si el evento es de fútbol o de baloncesto. Es por ello que lo primero que hay que hacer es definir muy bien qué tipo de torneo se va a celebrar.
Determinación de los participantes
El público objetivo también tiene una gran importancia dentro de la organización y planificación, y es que no es lo mismo crear un torneo infantil que uno para adultos. Tampoco es lo mismo si estamos tratando con aficionados o si es un evento dirigido a deportistas profesionales.
En función de quienes sean los participantes, podemos tomar decisiones como las dimensiones del espacio que hay que alquilar para celebrar el evento, si harán falta más o menos tribunas deportivas, etc.
Elaboración del presupuesto
Organizar un torneo implica que hay que asumir una serie de gastos, como el alquiler de las instalaciones, los premios o trofeos para los ganadores, el personal de apoyo, el montaje de una carpa que opere a modo de vestuario, el avituallamiento o un welcome pack para participantes y público.
En función de las decisiones que hayamos tomado antes sobre el tipo de torneo a organizar y el público objetivo del mismo, el presupuesto será más alto o más bajo. En todo caso, una vez determinado el mismo, hay que intentar ceñirse a él lo máximo posible.
Una buena idea para que el presupuesto no se convierta en un problema, es intentar encontrar patrocinadores. Marcas que estén interesadas en aportar dinero al proyecto a cambio de que en el mismo se les haga publicidad.
Elegir el espacio adecuado
El siguiente paso es seleccionar el lugar en el que se llevará a cabo el evento. Hay que tener muy presentes varios aspectos.
El primero de ellos es la accesibilidad a todos los niveles. Que no existan barreras arquitectónicas en las instalaciones y que, además, resulte sencillo llegar a ellas, ya sea en transporte público o con vehículo privado.
Otro aspecto a revisar es el aforo. En este caso partimos del público que esperamos recibir, pero hay que tener en cuenta que dentro del recinto habrá muchas otras personas, como los propios participantes en el torneo, el personal técnico, voluntarios, etc. Si es necesario un poco de espacio extra, es buena idea recurrir al alquiler de gradas deportivas.
Por supuesto, antes de hacer la contratación del espacio, es imprescindible hacer una revisión del mismo. Asegurarse de que todo está en orden y cuenta con todo lo necesario para la celebración del evento. Entre otras cosas, hay que cerciorarse de que el recinto cuenta con agua potable, cuartos de baño, de que las pistas o canchas están en óptimo estado y de que las gradas estén en buen estado para el disfrute de los espectadores. Lo mejor en este caso, es contar con una empresa especializada, por eso, desde Alaves Innovation te ofrecemos unas gradas deportivas, fáciles de montar y, además, ofrecen el máximo confort a los espectadores.
Además, el proveedor del espacio debe acreditar que dispone de todos los seguros y permisos para la práctica deportiva. No obstante, el organizador es responsable de contratar un seguro que ofrezca protección extra a los participantes en el evento.
Lo recomendable en estos casos es visitar tres o cuatro espacios y, tras tomar la decisión de contratación, tener siempre disponible un plan «B», por si a última hora surgiera algún problema con el lugar contratado.
Carpas para torneos deportivos
Apertura de inscripciones y venta de entradas
Cuando sabemos qué evento vamos a celebrar, cuándo y dónde, podemos abrir el plazo de inscripción para los participantes. En función de la finalidad del evento, la inscripción puede ser gratuita o exigirse una cuota por la participación.
Tanto si se van a vender entradas como si se van a repartir invitaciones, es importante contar con un buen plan de marketing que dé a conocer el evento con suficiente antelación. Esto permitirá captar tanto público como posibles participantes.
Gestionar el control de accesos
Antes de que llegue el día del torneo hay que tener claro cómo se van a gestionar los accesos. ¿Se utilizará una app, habrá lectores electrónicos de acceso a la entrada, o se recurrirá al sistema clásico de recorte de entradas? Y qué pasa con el público ¿podrá sentarse en cualquier sitio o tendrá una butaca asignada?
Esto hará que el momento de llegada de los asistentes sea mucho más fácil y rápido de gestionar, evitando la creación de cuellos de botella.
La organización de un torneo es una actividad que requiere una planificación exhaustiva en todo lo referente tanto al acto en sí mismo, como en las instalaciones y equipamientos que harán falta. Si se hace bien, seguro que el resultado es todo un éxito.
